iPad: Mobiele Werkplek(?)

Een iPad is uiterst geschikt voor papierloos werken, maar is een iPad ook geschikt als dagelijkse werkplek? Het antwoord op die vraag is nogal subjectief en sterk afhankelijk van hoe je werkdag eruit ziet. Toegegeven, een iPad is in de eerste plaats een informatie consumerend apparaat. Toch kun je met een iPad prachtige en prima content creëren. Je moet wel bereid zijn het bekende (lees: Microsoft Office) los te laten. 
Noot: Je kunt ook het gebruiksgemak van de iPad inleveren en via een Remote Desktop werken. In dat geval: Koop geen iPad maar een Laptop ;-).
Bestaat jouw werk vooral uit kantooractiviteiten? Zijn Outlook, Word, Excel en Powerpoint je belangrijkste applicaties? Dan kun je waarschijnlijk prima uit de voeten met een iPad als werkplek! En wat zo mooi is aan een iPad… hij doet het altijd (ja, echt), hij hoeft nooit uit (nee, echt niet, nou ja, alleen bij een systeem update), de batterij gaat de hele dag mee en je neemt hem overal mee naartoe (zonder je een breuk te zeulen). De smartcover van Apple maakt dat je iPad mooi onder een hoek kan liggen. Dat maakt het typen op het on-screen keyboard aanzienlijk meer comfortabel. Voor een dagelijkse werkplek vind ik een toetsenbord een vereiste. Ik heb de ZAGG Logitech Keyboard Case (net niet full-size) en ben daar erg tevreden mee. Het typt fijn, de batterij gaat (extreem) lang mee, en het is bovendien een stevige bescherming voor mijn iPad. Ik heb meerdere “goedkope” toetsenborden/hoezen uitgeprobeerd. Mijn conclusie: Niet op je toetsenbord bezuinigen! Neem het Apple Bluetooth Keyboard of een hoogwaardig alternatief zoals ZAGG.

Mail, Agenda, Contacten en Taken

In de App Store kun je veel apps vinden die iets doen met Mail, Agenda, Contacten en Taken, maar ik vind Mail, Agenda, Contacten en Herinneringen van Apple prima. Het synchroniseert met Exchange en is helemaal en door Apple zelf geoptimaliseerd voor de iPad. Ik zeg: zoek niet verder.

Opslag

De iPad is een Cloud apparaat. Lokaal opslaan is op een iPad wat mij betreft onwenselijk. Ik gebruik zakelijk gezien vooral Dropbox. Vrijwel alle apps die iets met Cloud storage doen hebben een integratie met Dropbox. Dropbox integratie is voor mij een voorwaarde om een App in overweging te nemen. Opslag is een van de grootste drempels voor het gebruik van een iPad als volwaardige werkplek. In veel bedrijven wordt opslag geregeld via bestandsdeling op een Windows Server. Bij mij ook en dat is de enige reden dat ik naar mijn Remote Desktop omgeving ga. Onze file-share is niet via de iPad toegankelijk, dus moet ik mijn bestanden vanuit RDP naar Dropbox kopieren. 
Noot aan IT Managers: maak je geen illusie dat je dat kunt voorkomen… :-).

Word, Excel en Powerpoint

Microsoft Office, wie gebruikt het niet? Als je het ECHT niet los wilt laten is er CloudOn. CloudOn heeft veel energie gestoken in het “iPaddificeren” van een semi-RDP omgeving met Word, Excel en Powerpoint. Het werkt en integreert met Dropbox, Skydrive en Google Drive, maar het biedt geen echte iPad ervaring. Het is wel de enige oplossing die 100% Microsoft Office compatibel is! 
Verreweg de mooiste iPad ervaring krijg je met Pages, Numbers en Keynote van Apple. Naadloze integratie met iCloud en de perfect geoptimaliseerde iPad interface. Het ontbreken van Dropbox integratie staat mij tegen. 
Daarom gebruik ik zelf QuickOffice. Dit is wat mij betreft de best beschikbare Office suite op de iPad. Het bevat Tekstverwerking, Spreadsheet en Presentatie, integreert met (o.a.) Dropbox en gaat goed om met Microsoft Office documenten. QuickOffice is inmiddels van Google dus integratie met Google diensten is te verwachten. 
Tenslotte heeft Microsoft een iPad versie van Office aangekondigd. 

En verder…

Tsja, wat heb je op je kantoorwerkplek verder nodig?
Social Media? Elk SoMe platform heeft wel een app. Op de iPad zijn prachtige cross platform apps beschikbaar zoals HootSuite en FlipBoard. Ook voor Yammer is een prachtige app beschikbaar. 
Chatten? Dat doe ik met de Skype App, een goede keuze als je aan Live, Facebook en Skype genoeg hebt. Als je meer nodig hebt is er altijd IM+ of imo, twee goede cross platform messengers. 
Notities? Die heb ik al behandeld in mijn blog over papierloos werken: Evernote
Voor de Microsoft liefhebbers: de iOS OneNote app is prachtig!

Bedrijfsapplicaties

Heb je naast je kantoorapplicaties nog specifieke bedrijfsapplicaties nodig? Dan heb je ruwweg twee opties: Zorg dat je leverancier een iOS app beschikbaar heeft OF zorg dat je leverancier een HTML5 app beschikbaar heeft. Is dat niet het geval en kun je niet om je leverancier heen dan biedt RDP een uitweg. Wat mij betreft wordt het dan wel tijd voor een nieuwe leverancier :-).

Tenslotte…

Ik ben in deze blog voorbij gegaan aan de ergonomische aspecten van een iPad werkplek (behalve dan de portabiliteit :-)). Er zijn accessoires beschikbaar om de ergonomie van je iPad werkplek te verhogen. Bijvoorbeeld een iPad standard die je iPad meer op ooghoogte breng en het genoemde (full-size) Apple Bluetooth Keyboard. Wat ik zelf een groot (ergonomisch) voordeel vind van mijn ZAGG Logitech Keyboard Case is dat je de iPad zowel horizontaal als verticaal kunt plaatsen. Erg handig als je een blog typt :-). Maar, en dat geldt voor elke werkplek, luister naar je lichaam!

Papierloos Werken in 3 Stappen

Ik werk papierloos. Ik doe dat met een iPad. Ik doe dat inmiddels 2,5 jaar. In mijn omgeving hebben heel veel mensen een iPad, maar vaak wordt die rondgezeuld in een grote tas vol met papier… Argument: dat is zoveel gedoe, ik lees liever van papier, van een scherm kan ik niet werken… etc. 

 
Onzin! Papierloos werken is heel simpel. Hierbij mijn handleiding “Papierloos Werken in 3 Stappen” 😉

Stap 1: Koop een iPad

Dit is de simpelste stap. Ga naar de Apple Store of een Apple Premium Reseller en koop een iPad. Het maakt niet uit welke versie, maar persoonlijk vind ik de grote variant wel een aanrader voor zakelijk gebruik. Ik heb zelf de iPad 2 met 3G. Toen ik hem kocht was binnen mijn bedrijf nog niet overal Wifi. Inmiddels wel en zou het best zonder 3G kunnen.
Noot: Je kunt voor “iPad” ook een andere tablet invullen, maar de Apps hieronder zijn niet allemaal voor Android beschikbaar. Voor Windows 8 is nog vrijwel niets in dit genre beschikbaar.

Stap 2: Koop de juiste Apps en Accessoires

Bij het vinden van de juiste apps en accessoires heb ik in eerste instantie gekeken naar wat ik nodig heb om papierloos te kunnen werken. Wat ik nodig had was een kladblok en een manier om documenten te annoteren (notities in de kantlijn maken). De apps die ik daarvoor heb gekocht en nu nog steeds dagelijks gebruik zijn: Penultimate (schrijfblok) en GoodReader (annoteren). Om te kunnen schrijven heb ik een Alupen gekocht. Meer recent heb ik een ZAGG Keyboard Case cadeau gekregen. Daar ben ik best van gecharmeerd en ik gebruik nu ook Evernote dagelijk om getypte notities te kunnen maken. Tenslotte gebruik ik Dropbox om al mijn werk in de Cloud te kunnen opslaan.

Stap 3: Doen!

Nu je stap 1 en 2 hebt gezet moet je natuurlijk geen papier meer genereren. Weiger structureel papier en vraag aan iedereen die je papier wilt geven: “heb je voor mij de digitale versie?”, print niets meer, lever iedereen die iets van je nodig heeft je documenten in PDF aan. Ik ga zelfs zover dat ik geen papieren visitekaartjes. In plaats daarvan gebruik ik LinkedIn. Ook privé ben ik zoveel mogelijk papierloos en koop ik bijvoorbeeld alleen nog maar digitale boeken.
 
Zo simpel is het. De moeilijkste stap is eigenlijk Stap 3, ook getuige de boodschappentassen vol papier (met bovenop een iPad :-)) die ik in mijn omgeving nog rond zie lopen. Maar helemaal papierloos… dat zal wel nooit gebeuren :-).

3e iCare Platform bijeenkomst

Gisteren vond in Utrecht de 3e Nictiz Platform bijeenkomst plaats. De opkomst en het enthousiasme waren groot. Dat is, zeker achteraf, niet verbazend gezien de onderwerpen en sprekers die op de agenda stonden. Hieronder een verslag.

Experiment Regelarme Instellingen

Merel Gosens (Projectleider, VWS) vertelde over de gedachte achter en aanpak van Experimenten Regelarme Instellingen (ERAI). Ze begon met het toelichten van het proces. Kort gezegd komt het erop neer dat er 100 voorstellen zijn ingediend en daarvan 25 zijn of worden uitgewerkt met ondersteuning van VWS. De instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van het experiment, VWS helpt bij het oplijnen van en afstemmen met andere betrokken partijen (NZa, CIZ, Zorgkantoren etc.). Daarna ging ze aan de hand van voorbeelden in op hoe organisaties de experimenten hebben vormgegeven en welke resultaten in de praktijk al zijn gerealiseerd. Via de site van In Voor Zorg en van Werken Aan De Zorg is een aantal van deze resultaten terug te vinden.
Daarna een ERAI uit de praktijk van Kars Hazelaar (CEO, Opella). Hij gaf ons door middel van een gepassioneerd en inspirerend verhaal inzage in de reis, gestart in 2007, die Opella aan het maken is en de keuzes die ze daarin maakt. Het belangrijkste doel van de reis is terug te keren naar de kern en eigenheid van Opella en minder afhankelijk te worden van externe partijen. Een one-liner die mij is bijgebleven is: “Wij waren subsidie verslaafd.”. Dat geeft wat mij betreft kernachtig weer hoe je je als organisatie door externe partijen kunt laten “opnaaien”, waarbij het doel van de organisatie zelf vaak wordt vergeten. “Vanaf 2007”, zo zegt Hazelaar, “is de klant in alles het uitgangspunt.”. Hij vertelt hoe ze bewust het word “Klant” hanteren, want “als je klant bent maak jij de keuze”. Opella heeft zich in 2007 een doel gesteld en zich gerealiseerd dat het bereiken van dat doel een radicale verandering vergt. Opella heeft daarbij structuur en cultuur tegelijk aangepakt. Een greep uit de maatregelen:
  • ERP ingevoerd (en alle andere automatisering overboord gezet)
  • modern bedrijfsvoeringprincipes geintroduceerd (franchise methodiek)
  • projectmethodiek (Prince II) ingevoerd
  • uitsluitend werken met externe projectleiders
Bovendien staan nu andere handen aan het bed waarbij het gaat om concentratie rond de klant op basis van gedeelde Drijfveren en Waarden. Tenslotte, en dat vond ik vanuit mijn rol een interessante, een strikte scheiding aangebracht tussen informatisering en automatisering, want, zo is de gedachte, een informatiseringsvraagstuk leidt niet noodzakelijkerwijs tot een automatiseringsoplossing.
Het ERP pakket dat is ingevoerd heet Fundum. Het besluit daartoe ging hand in hand met het besluit om alles wat tot dan toe aan automatisering in huis was rigoreus aan de kant te schuiven. Fundum is in nauwe samenwerking met Opella ontwikkeld en, zo zegt Hazelaar, dat was weleens moeilijk. Het is soms best confronterend om als organisatie zelf een analyse te maken om te komen tot de kern van wat je doet en waarom. Zoals alles bij Opella na 2007 start ook de automatisering met de vraag: Wat heeft de klant aan ICT? Dat helpt.
Hazelaar vertelt dat tijdens de reis veel wordt gesproken over “Regels, Regels, Regels”, maar, zo zegt hij, “Klagen over regels zegt vooral iets over jezelf”. Hij stelt dat we als sector veel regels aan onszelf hebben opgelegd. Een paar open deuren: “Met regels kun je je eigen verantwoordelijkheid ontlopen” / “Waar regels zijn is geen aandacht” / “Regels maken lijkt status te hebben” / “Regels zijn zelden op het resultaat gericht”. Dit geeft in een notendop weer hoe Opella met regels omgaat tijdens de reis.

Informatievoorzieningen AWBZ en gevolgen regeerakkoord

Christian Gonzalez (Programmamanager, VWS) heeft in vogelvlucht laten zien waarover vanuit VWS wordt nagedacht in het kader van Informatievoorzieningen in de AWBZ (iAWBZ). Daarbij wordt heel duidelijk onderscheid gemaakt tussen quick wins, ofwel zaken die relatief snel te realiseren zijn, en de langere termijn. Op de korte termijn kan gedacht worden aan reductie van het berichtenverkeer AZR, maar ook aan een meer eenduidige vastleggen en interpretatie ervan. De langere termijn zal zich kenmerken door (uiteindelijk) een ingrijpende herziening en vereenvoudiging van de informatievoorziening in de AWBZ. Het lastige is daarbij te voorzien wat er precies bij komt kijken omdat alles zo nauw met elkaar verbonden is. Het is ook niet voor niets dat VWS de komende drie jaar nog zeker nodig denkt te hebben om “de stip op de horizon” te bereiken (en wie weet hoe die horizon er dan weer uitziet…). Op de site van platform IZO is eea terug te lezen.

Terugkoppelen werkgroep architectuur; Referentiedomeinenmodel Care

Cornelis de Pee (Vierstroom, trekker werkgroep RDC) (he, dat ben ik :-)) vertelde hoe de iCare Platform werkgroep architectuur met het referentiedomeinenmodel ziekenhuis als uitgangspunt de afgelopen maanden heeft gewerkt aan het referentiedomeinenmodel care. Hij gaf daarbij een doorkijkje in hoe de discussie verloopt en inzicht in de voortgang van de werkgroep. Het traject ligt op koers voor publicatie van versie 1 van het Referentiedomeinenmodel Care in april. Die publicatie zal via de site van Nictiz verlopen.

Resultaten brainstormsessie werkgroep Domotica

Erna vreeke (Adviseur, Nictiz & V&VN) heeft met de iCare Platform werkgroep Domotica uitgebreid gediscussieerd over Domotica toepassingen in de Care sector. Daarbij is gekeken naar welke toepassingen er zijn en welke toepassingen we voor de toekomst mogen verwachten. De vraag is in hoeverre traditionele domotica nog oplossingen kan bieden richting de toekomst. Meer en meer consumentendomotica komt beschikbaar en dat zou wel eens een interessante en toekomstbepalende ontwikkeling kunnen zijn. Het gaat dan veel meer om de functionaliteit dan om de techniek. Vandaar ook dat vanuit de werkgroep wordt gedacht aan het opstellen van “use-cases” voor veel voorkomende domotica toepassingen. Een voorbeeld van zo’n use-case is nader toegelicht.

Resultaten enquête ‘vraag naar standaardisatie?’

Irene van Duijvendijk (Adviseur, Nictiz) presenteerde de resultaten van de Nictiz enquête met als centrale vraag “is er vraag naar standaardisatie?”. Het antwoord op die vraag is een volmondig “ja”. Het is lastiger te duiden hoe die standaardisatie er precies uit moet zien. Vandaar de oproep van Irene om input te leveren.

Boek Wet- en regelgeving in de gezondheidszorg

Henk Hutink (Programma Manager, Nictiz) kondigde de Nictiz publicatie over wet- en regelgeving in de gezondheidszorg aan. Dit boek zal volgende week dinsdag verschijnen. Het bevat een overzicht van de vigerende wet- en regelgeving in de gezondheidszorg met een korte beschrijving van inhoud, achtergrond en intentie van de wetgeving. Het brengt een complex thema op een luchtige manier geillustreerd met cartoons. Het verschijnt ook in epub en PDF op de Nictiz site.

Yammer On Tour – Amsterdam 2013

Yammer is on tour and hit Amsterdam on February 28th. I had the pleasure to be there, get a shot of first class inspiration from Yammer co-founder Adam Pisoni, and listen to some amazing Yammer testimonials. It is those testimonials that provided me with some take-home tips on how to improve use and adoption of Yammer within my own organization.

 
Let’s start with the first testimonial by Frank Wammes from Cap Gemini. One of the things he said is that people are honest on Yammer. In his experience it is hard to get honest feedback in a face to face setting, but as soon as you post an idea on Yammer he gets honest feedback from around the globe. Which brings me to another important aspect of Yammer Frank mentioned. He described that when he is preparing for a meeting and he needs detailed facts on basically anything het just posts a question on Yammer and gets an answer within minutes. Through Yammer he can basically tap from the collective knowledge of Cap Gemini instantaneously! Wow, powerful stuff! The third thing that he mentioned, and I remember this because it is something we struggle with in my organization, is employee engagement. He stated that since they started working with Yammer people tend to stay at Cap Gemini longer… Think about that for a second… this means that Yammer really engages people, right?
 
So, the next testimonial was from Eline Kurvink from SKIM in one of the breakout sessions. The testominial was brief but contained two vital aspects: enabling international growth and enabling quick transfer of knowlegde. This point was made when SKIM was extending business across continents. Yammer enabled the new branches to tap from the knowledge already present within their Yammer network.
 
The third testimonial was by Mirjam Riedel from Kluwer. In short they decommissioned their intranet altogether and replaced it with a flick of the switch. I particularly like this approach because within my organization we spend a lot of time and effort on our new intranet. My position is: “Yammer = intranet”. To me there is nothing we need that cannot be achieved with Yammer. One of the issues within our organization is the matter of accessing business apps through our intranet. Kluwer’s solution: “All you need to do is make sure people can find the app-URL on Yammer.” Good thinking!
 
Finally Patrick de Winter from Shell showed us some of the ways they use Yammer. They distinguish four primary “use-cases” for Yammer (in my words…): business talk, coffee talk, engagement, innovation. Each use-case creates its own needs with its own networks and groups and they are all allowed and encouraged within Shell. Shell also provides in-house training sessions on the use of Yammer through… yep, Yammer :-). There are currently over 33.000 (!) people on the Shell network. Someone asked: “How can you structure this vast amount of information on Yammer?”. Answer: “You don’t need to, people pick and choose what they like.”. My point exactly!
 
 
The theme of the day was “Disruption” and this post would not be complete without one of the many quotes by Adam Pisoni on this subject: “Disruption is when someone else figures out how to provide the value you are providing better than you.“. May Yammer disrupt us all… :-)!