EVS: Processen, Koppelingen en Mensen

001_RBIAdam-image-ZVS9517I01Elektronisch Medicatie Voorschrijven, het klinkt zo simpel. En dat is het eigenlijk ook. Toch is het implementeren van een Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe komt dat? Ik zie drie belangrijke aandachtspunten: Processen, Koppelingen en Mensen.

Processen

“Hallo, met de helpdesk”.
“Nou, mevrouw Jansen staat hier voor de deur, maar ze zit nog niet in het ECD…”.
Herkenbaar? Vast wel.
Het komt namelijk  maar al te vaak voor dat ondersteunende diensten, in dit geval de cliënten administratie, nieuwe cliënten niet op tijd heeft ingevoerd in de administratieve systemen. Het gevolg is dat betreffende client ook niet voorkomt in het ECD, laat staan in het EVS. Waar een zorgleefplan vaak wel even kan wachten, geldt dat medicatie direct bij opname moet worden voorgeschreven. Een EVS traject legt deze achilleshiel dan ook vaak en pijnlijk bloot.

Koppelingen

“Hallo, met de Helpdesk van het ECD.”.
“Nou, de koppeling tussen het ECD en het EVS werkt niet.”.
“Wij hebben niets veranderd hoor, dat moet wel aan de leverancier van het EVS liggen…”.
Herkenbaar? Vast wel.
Leveranciers van dergelijke systemen in de zorg leven namelijk in veel gevallen nog decennia terug in de tijd, toen gegevens tussen systemen nog met een bestand werden uitgewisseld. Weet u het nog, een CSV file… Tsja, en dat wil nog wel eens mis lopen.
Recentelijk was ik trouwens positief verrast toen een ik een ECD en een EVS mocht koppelen die beiden HL7 spreken. Hoewel ze elkaar niet meteen konden “verstaan” was de koppeling toch vrij snel gerealiseerd. Een veelbelovend eerste schaap…?

Mensen

“Hallo, met de Helpdesk.”.
“Nou, ik wil mevrouw Janssen dus wat extra <medicijn x> geven, maar in het EVS kan ik dat er niet bijschrijven op de aftekenlijst…”.
Herkenbaar? Vast wel.
Zorgmensen maken namelijk per definitie “misbruik” van de mogelijkheden die een systeem, of in dit voorbeeld papier biedt, om ervoor te zorgen dat de cliënt krijgt wat ze nodig hebben. Dat is natuurlijk prachtig in beginsel, maar als het om medicatie gaat in potentie gevaarlijk, en bovendien niet toegestaan.
In dit geval biedt een systeem een leidraad voor medicatieveiligheid. Waarschijnlijk zal ook een EVS niet 100% bestand zijn tegen “misbruik”, maar het biedt wel een mogelijkheid de protocollen explicieter onderdeel van het proces te maken.

Dus…

“Hallo, is dit de helpdesk?” is een prachtige plek om te beginnen met drie belangrijke lessons learned bij het implementeren van een EVS:
  1.  Zorg dat processen op orde zijn. De wereld waarin het denkbaar is dat cliënt Jansen voor de deur staat, maar nog niet in de systemen bekend is ligt ver achter ons (en is desondanks nog dagelijkse praktijk).
  2. Zorg dat koppelingen werken. Geloof geen enkele leverancier op zijn blauwe ogen als hij zegt “Die koppeling hebben we op de plank liggen”. Dat is namelijk niet waar. Laat de leverancier, voordat je ook maar iets tekent of afspreekt, die koppeling van de plank halen en in jouw omgeving aanzetten.
    Noot: Als dat vlekkeloos werkt is het wellicht stiekem toch waar :-).
  3. Zorg dat mensen weten wat ze moeten doen. In een wereld met systemen is “maar zo deden we dat altijd” geen excuus meer, zeker niet als medicatieveiligheid in het geding is. Zorg dat de protocollen worden ondersteund door het systeem, en doe geen concessies. De mensen moeten in dit geval het systeem volgen.
Veel succes met uw EVS implementatie!